Het cloudmodel is booming en steeds meer bedrijven krijgen ook onderdelen of zelfs hun hele ERP-systeem uit de cloud – en daar zijn veel redenen voor. Op dit moment willen we de verschillende voordelen van ERP-systemen vanuit de cloud onder de loep nemen en verduidelijken waarom dit model momenteel zo populair is. 

Daarvoor kijken we naar de algemene werking van een ERP-systeem om beter te begrijpen hoe Cloud meer toegevoegde waarde creëert en waarom het model verschilt van andere. 

Wat is een ERP-systeem?

De afkorting ERP staat voor de zogenaamde enterprise resource planning. Dit beschrijft de ondernemende taak om bestaande middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Dit vraagt om lean en geoptimaliseerde processen in het hele bedrijf en de mogelijkheid om deze centraal te organiseren.

In deze context wordt onder middelen verstaan alle middelen waarover het bedrijf beschikt. Dit geldt enerzijds voor goederen en materialen die worden verwerkt, maar ook voor personeel, financiële middelen, onroerend goed. Installaties en machines, enz. Het is belangrijk om alle middelen zo over de bestaande processen te verdelen dat afval zoveel mogelijk kan worden uitgesloten. 

Tegelijkertijd moet ervoor worden gezorgd dat de processtroom nooit wordt verstoord door knelpunten. Daarom is centrale planning, controle en monitoring van alle processen in het hele bedrijf vereist. Dit wordt mogelijk gemaakt met een ERP-systeem. 

Alle gegevens die op één centrale locatie zijn opgeslagen 

Een ERP-systeem brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart. De gegevens worden vervolgens samengevoegd tot een centrale database, waar ze vervolgens door alle belanghebbenden kunnen worden gebruikt. Het gezamenlijk gebruik van de gegevens betekent dat afdelingsgrenzen worden overwonnen en fouten zo worden vermeden.

Informatie loopt veel sneller rond, wat leidt tot meer transparantie en snellere processen. Hiervoor wordt een ERP-systeem opgebouwd uit modules. Elke module bevat functies die het dagelijkse proces ondersteunen.

Hoe een ERP-systeem werkt

Een ERP-systeem bevat modules voor financiën, personeelsbeheer, documentbeheer, klantenadministratie of logistiek, productie- en magazijnbeheer. Afhankelijk van de behoeften van een bedrijf worden modules en functies toegevoegd of uitgesloten. 

Uiteindelijk is het belangrijk om een ERP-systeem te vinden dat alle processen van het bedrijf in kaart kan brengen. Dit is de enige manier om de verschillende toegevoegde waarde met de software te bereiken en er gaat geen verder potentieel verloren. Veel aanbieders hebben zich daarom gespecialiseerd in bepaalde industrieën en bedrijfsgroottes en hebben hun oplossingen aangepast aan de behoeften van de respectieve bedrijven. 

Maar niet alleen qua functies verschillen de ERP-systemen op de markt van elkaar. Ook de respectievelijke licentiemodellen waarmee de software wordt aangeboden spelen een doorslaggevende rol in de ERP-selectie.

Cloud ERP vs. On-Pherverzuim ERP

Het is bijvoorbeeld mogelijk om een ERP-systeem rechtstreeks bij de provider aan te schaffen en te implementeren op de interne servers. Dit vereist echter uw eigen IT-infrastructuur en de nodige expertise, omdat u meestal zelf verantwoordelijk bent voor het onderhoud en onderhoud van de software. Deze variant staat ook bekend als een on-premises model.

Aan de andere kant is de cloudversie. Hier wordt het ERP-systeem geïnstalleerd op servers van een cloud leverancier en via een webtoegang toegankelijk gemaakt voor de klant. Op deze manier hoeft de klant de software niet langer in zijn geheel aan te schaffen, maar verkrijgt hij licenties voor het gebruik van de applicatie volgens zijn behoeften. 

Het enige dat nodig is, is internettoegang en geschikte eindapparaten. Het online ERP kan vervolgens eenvoudig worden gebruikt door alle actoren met de juiste licentie. De gegevens worden opgeslagen op de servers van de cloudoperator en hier wordt ook een back-up van maakt. De rekenkracht en onderhoudskosten voor de software worden ook gecompenseerd met de maandelijkse licentiekosten. 

Voordelen van een ERP-systeem vanuit de cloud

Het gebruik van een ERP-systeem vanuit de cloud is daarom meestal veel eenvoudiger en is vooral geschikt voor kleine en middelgrote bedrijven zonder eigen serverlandschap en uitgebreide expertise. Maar grote bedrijven profiteren graag van de voordelen die een cloud biedt. 

Hiermee kan onafhankelijk van locatie over de hele wereld worden gebruikt. Het enige dat nodig is, is toegang tot internet. Daarnaast geven de grote cloudoperators ook goede argumenten om dit model te overwegen. 

Vooral op het gebied van databeveiliging biedt de cloud veel voordelen. In tegenstelling tot algemene zorgen over het opslaan van gegevens op servers van derden, zijn de beveiligingsstandaarden hier aanzienlijk hoger dan een enkel bedrijf zou kunnen garanderen. Veel ERP-fabrikanten ontwerpen hun ERP-systemen ook meestal voor de cloud. 

Daarom kunt u er zeker van zijn dat er altijd nieuwe updates en upgrades voor de software worden ontwikkeld, die het scala aan functies voortdurend uitbreiden en de applicaties intuïtiever maken.